Bài viết này sẽ giúp bạn cách tổ chức dữ liệu Khách hàng nâng cao trên file Excel gồm:

+ Tự động tạo Số điện thoại theo khuôn dạng: 84 và Số điện thoại đã bỏ số 0 ở đầu đi;

+ Tách Tên ra khỏi Họ và tên;

+ Chuyển đổi Giới tính từ Nam và Nữ thành Anh và Chị;

CÁC BƯỚC THỰC HIỆN TUẦN TỰ NHƯ SAU:

Bạn tải File Excel mẫu tại ĐÂY!

1. Bước 1: Nhập dữ liệu Khách hàng - Dữ liệu thô vào sheet "Dữ liệu ban đầu"

+ Ở bước này, bạn cần tải File Excel mẫu ở trên về máy tính, sau đó bạn mở sheet "Dữ liệu ban đầu", tiếp đó bạn tiến hành xóa bỏ dữ liệu đang có từ ô F5:H9 đi;

+ Tiếp theo đó, Bạn tiến hành điền thông tin tương ứng vào các cột như Mẫu ban đầu (Trước khi bạn xóa dữ liệu đi). Trong đó cột Giới tính bạn điền số 0 nếu giới tính là Nam; số 1 nếu giới tính là Nữ;

=> Bạn thực hiện nhập dữ liệu tương tự như hình dưới khu vực "Vùng dữ liệu thô";

Hình 1: Tổ chức dữ liệu thô trên file Excel

2. Bước 2: Xử lý dữ liệu thô thành dữ liệu hoàn chỉnh

+ Bước này, bạn tiến hành xử lý ở vùng dữ liệu mầu cam;

+ Trước tiên, bạn đặt con trỏ chuột (kích chuột vào) ô A5, sau đó bạn đặt con chuột vào ô vuông nhỏ (ở Hình chữ nhật đang bao trọn ô A5), khi nó xuất hiện dấu + thì bạn nhấn giữ chuột trái và kéo xuống dưới tới KHÁCH HÀNG cuối cùng tương ứng ở khung dữ liệu "DỮ LIỆU KHÁCH HÀNG DẠNG THÔ" sau đó buông tay chuột.

+ Bạn làm tương tự cho ô B5;

Hình 2: Xử lý dữ liệu thô

+ Để xử lý dữ liệu cho Cột C bắt đầu từ địa chỉ C5 Bạn làm như sau: Bạn bôi đen toàn bộ Họ và tên của Khách hàng ở vùng dữ liệu thô, trong trường hợp này là bôi đen từ ô G5:G8, sau đó bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + C để copy toàn bộ dữ liệu đã bôi đen đó;

Hình 3: Cắt dữ liệu Tên của Khách hàng - Phần 1

+ Tiếp theo Bạn đặt con trỏ chuột vào ô C5 và nhấn tổ hợp phím Ctrl + V để dán dữ liệu Họ và tên Khách hàng vừa Copy ở trên vào khu vực bắt dầu từ ô C5 này;

Hình 4: Cắt dữ liệu Tên của Khách hàng - Phần 2

+ Trong khi vùng dữ liệu Họ và Tên đang được bôi đen ở khu vực "DỮ LIỆU KHÁCH HÀNG ĐÃ XỬ LÝ XONG", trong trường hợp này là từ ô C5:C8, Bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + H. Một cửa sổ mới mở ra, trong phần:

- Find what: Bạn gõ dấu Cách kèm theo dấu *;

- Replace with: Bạn bỏ trống;

=> cuối cùng bạn nhấn nút Replace All để tiến hành giữ lại phần Tên Khách Hàng mà thôi;

Hình 5: Cắt dữ liệu Tên của Khách hàng - Phần 3

=> Như vậy đến đây bạn đã cắt được phần Tên ra khỏi Họ và tên của Khách hàng. Bạn kích chọn nút OK và đóng cửa sổ Find and Replace.

Hình 6: Kết quả sau khi cắt dữ liệu Tên của Khách hàng

3. Bước 3: Tiến hành tạo dữ liệu hoàn chỉnh để nhập hàng loạt vào phần mềm SMSMK365.com

+ Bạn kích vào sheet "Dữ liệu chuẩn", tại đây bạn xóa dữ liệu ở dòng 8 đến dòng 12 đi;

+ Tiếp theo, Bạn đặt con trỏ chuột vào Ô A1, sau đó đưa chuột vào ô vuông nhỏ ở mé phải bên dưới cùng của Ô vuông đó (ứng với con trỏ chuột ở ô A1), khi xuất hiện dấu + bạn nhấn giữ chuột trái và kéo xuống dưới ứng với KHÁCH HÀNG cuối cùng thì dừng lại;

+ Bạn làm tương tự cho ô B1;

Hình 7: Hoàn thiện dữ liệu khách hàng

     + Chú ý: Cột thứ ba (Cột C): Chứa MÃ NHÓM KHÁCH HÀNG (hay còn gọi là MÃ NHÓM LIÊN HỆ). Mã này lấy theo cách kích chọn menu LIÊN HỆ => NHÓM LIÊN HỆ => Trong danh sách hiển thị ra, Bạn xem nhóm nào phù hợp thì lấy mã ID của nhóm đó và điền vào cột thứ 3 này);

Hình 8: Các bước lấy MÃ NHÓM KHÁCH HÀNG (hay Mã liên hệ)

=> Như vậy đến đây Bạn đã tổ chức xong phần dữ liệu năng cao, giờ bạn tiến hành Import dữ liệu từ file excel này vào phần mềm SMSMK365.com tương tự như hướng dẫn trong Mục 6 của Hướng dẫn sử dụng.

Chú ý: Để không bị nhận về lỗi "File Excel không đúng định dạng" bạn cần lưu ý

+ Trước khi đóng file Excel trên, bạn cần chọn Sheet "Dữ liệu chuẩn" rồi tiến hành lưu lại để đảm bảo sheet "Dữ liệu chuẩn" là Sheet hiện hành;

+ File Excel lưu đúng định dạng file với phần mở rộng là .xlsx như mẫu file Excel bạn đã tải về;